Advies, training, coaching en programmamanagement: Bureau Excellent ondersteunt gemeente bij processturing, dienstverlening en een nieuwe bedrijfscultuur
Bestuur en de ambtelijke organisatie van Simpelveld hebben in 2010 en 2011 een intensief ontwikkeltraject doorlopen onder de naam Simpelveld 2.0. De organisatie heeft nieuw elan gekregen en medewerkers zijn toegerust voor de vragen van deze tijd. Bestuur en management hebben hun besturende positie aangescherpt. Er is een flinke stap gezet in moderne dienstverlening aan burgers.
Simpelveld 2.0: een totaal concept praktisch uitgevoerd
De aanleiding
In 2008 ontstond er tijdens het VNG-congres een goed gesprek tussen een collegelid van Simpelveld en adviseur Marcel Bouman. Duidelijk werd dat een aantal zaken in de Limburgse gemeente niet helemaal lekker liep. Collegeleden, gemeentesecretaris en afdelingshoofden zaten niet altijd op eenzelfde lijn. Men was behoorlijk tevreden over de producten, maar er was geen zicht op resultaten. Verschillen, irritaties en waardering werden niet goed uitgesproken. Sturing ging vaker op inhoud en incidenten dan op proces of resultaat. Dienstverlening en de elektronische gemeente kwamen, ondanks investeringen niet goed van de grond. Kortom, een beeld waar meer gemeenten zich in kunnen herkennen.
Tijdens het gesprek ontstond al snel een klik over de manier waarop de oriëntatie en aansturing van de gemeente een verbetering zou kunnen ondergaan. Sleutelwoorden waren cultuur, sturen en communiceren.
Uit dat contact is een traject voortgekomen waarin veel aan de orde is gekomen. Een greep: bestuurs- en werkcultuur, bedrijfsvoering, persoonlijke effectiviteit, communicatie, elektronische gemeente. Simpelveld 2.0 was daarmee een totaal concept, maar het is niet tot grote omvang uitgedijd. De projectinrichting en de uitvoering waren praktisch en pragmatisch. En er is rekening gehouden met de spankracht van de gemeente en een beperkt budget.
Een frisse blik, een heldere aanpak
De ruggengraat van Simpelveld 2.0 is gevormd door mensen uit de eigen organisatie; managers en bestuur, maar zeker ook medewerkers. Op belangrijke punten werden zij ondersteund door professionals van Bureau Excellent.
Marcel Bouman is het project gestart als begeleider van het college. Met hen en later met het MT hield hij trainings- en coachingssessies over sturing en leiderschap. In een latere fase coördineerde hij een breed programma waarin medewerkers zijn getraind en gecoacht.
Kees-Willem van Gorkum heeft enkele maanden als co-manager en adjunct-directeur het sturend vermogen van directie en management aangescherpt en de bestuurlijk/ambtelijke rollen en verantwoordelijkheden van college en MT een nieuw accent gegeven. Gelijktijdig is hij het gesprek aangegaan over het strategische perspectief van de gemeente in de veranderende bestuurlijke context en samenwerking in de regio. Deze input heeft geleid tot een breed gedragen advies over een nieuwe richting en inrichting van de organisatie. Later heeft hij als programmamanager met de gemeentesecretaris de implementatie van Simpelveld 2.0 aangestuurd.
Yvonne Jansen en Peter Schravendeel hebben als ervaren trainers er voor gezorgd dat een flinke groep medewerkers als ‘veranderambassadeurs’ een grote bijdrage hebben geleverd aan het succes van het project. Daarnaast verzorgde Bureau Excellent heel gericht persoonlijke coaching.
Samenhang en resultaat
Simpelveld 2.0 laat zien dat Bureau Excellent in verandertrajecten analyseert en handelt vanuit de samenhang van factoren. Een cultuurtraject krijgt pas zin als de toedeling van verantwoordelijkheden en systemen goed geregeld is. Een besturingsconcept krijgt waarde als de leiders het goede gedrag vertonen. Een organisatieadvies moet ook geïmplementeerd worden. Het gaat om cultuur en structuur, om systemen en competenties, om leiderschap met visie en verbinding. Voor zo een brede samenhangende aanpak zijn een duidelijke programmasturing, communicatie, zorgvuldigheid en tempo noodzakelijk.
De programmatische aanpak brengt diverse kwaliteiten bij elkaar; het resultaat wordt gemaakt door een team. Binnen dat programmateam werken we met mensen uit de organisatie, maar in dit geval hebben ook professionals van andere bedrijven hun inbreng op onderdelen geleverd. Bureau Excellent levert het programmamanagement, biedt het kader, selecteert mee, werkt samen en stuurt op het uiteindelijke resultaat. En dan zodanig dat aan het eind van het project de resultaten van de organisatie zelf zijn.
Sturen is kiezen
Simpelveld 2.0 is breed en daarbinnen zijn door bestuur en organisatie veel keuzes gemaakt. Dit zijn de hoofdlijnen.
Strategische keuzes
- het oude uitgangspunt “zelf doen wat je zelf kan” is vervangen door “samenwerken waar mogelijk”
- Parkstad is een goede kapstok voor shared-services; laat ambities passen bij de eigen schaal
- investeer in de organisatie om inwoners de dienstverlening te geven waar ze recht op hebben
Organisatorische keuzes
- processturing uitgaande van drie hoofdprocessen ‘leefomgeving’, ‘dienstverlening’ en ‘bedrijfsvoering’
- per hoofdproces eenduidige aansturing en daardoor kleiner en beter management
- taken en uitvoering meer regionaal, maar essentiële onderdelen voor bestuur en management lokaal
Proceskeuzes in de nieuwe organisatie
- anders communiceren en integraal management nu echt gaan doen
- zaakgericht werken is een voorwaarde voor dienstverlening, bedrijfsvoering en sturing
- bedrijfsvoering is gericht op sturing van externe resultaten en interne efficiency
- de wereld draait door: blijf investeren in medewerkers en management
Sturen op processen
Processturing leidt bij Bureau Excellent tot helder inzicht per proces in de beoogde resultaten, duidelijkheid over wie waarop stuurt, welke competenties bij medewerkers en leiding nodig zijn en wat het betekent voor de relatie met de burgers.
Geen onnodige procesbeschrijvingen, maar inzicht in sturing, relaties en resultaten.
Deze aanpak geeft een goede basis voor strategisch HRM-beleid, maar ook voor de keuze wat zelf te doen en wat uit te besteden. Door het procesmodel samen toe te passen ontstaat er veel inzicht, procesbewustzijn en betrokkenheid in de organisatie.
Het trainingsprogramma groeit mee
Bureau Excellent heeft een modulair programma voor training en coaching, maar dit wordt flexibel toegepast. Hierdoor wordt efficiënt gebruik gemaakt van ervaringen van elders, maar wordt tegelijk maatwerk geleverd. In Simpelveld is op hoofdlijnen een programma opgezet dat per drie maanden concreet werd ingevuld. De trainingen volgden de ontwikkeling van het proces, maar werden ook aangepast aan tussentijdse budgettaire keuzes.
Een combinatie van groepsbijeenkomsten en individuele begeleiding met opdrachten en coaching leidde ertoe dat de organisatieontwikkeling is verbonden aan de eigen ontwikkeling van medewerkers. Dat geeft een stevig draagvlak en borging van het resultaat.
Advies, training, coaching en verandermanagement: een krachtige combinatie
In de aanpak van Bureau Excellent worden meerdere verandermethodieken in combinatie ingezet. De aanpak die in Simpelveld is toegepast is een voorbeeld, maar in een andere situatie worden keuzes gemaakt die daarbij passen. Wij werken met een kernteam en een schil van professionals van diverse pluimage, die allemaal aan onze kwaliteitsstandaard voldoen.